914 發問時間: 電腦與網際網路軟體 · 2 0 年前

ISO v.s 文件管理 v.s 知識管理(15點) 急!!

請問哪位知道ISO系統與文件管理的系統應用上的異同處??

另外在知識管理系統,如何同時管理ISO & 文件呢??

需要怎樣特別的功能嗎??

4 個解答

評分
  • 子逸
    Lv 6
    2 0 年前
    最佳解答

    先就ISO系統與文件管理系統應用上的異同處做說明:

    一般所謂流程或知識管理系統

    通常會包含ISO系統及文件管理系統

    ISO系統是為了讓企業的文件符合ISO規範且易於管理而設計的

    文件管理系統則是企業將文件作有效的分門別類而設計的

    而如何"有效"及如何"分門別類"

    則需視企業之需求而定

    ISO系統及文件管理系統相同處在於 => 二者均是將文件作有系統的組織

    ISO系統及文件管理系統相異處在於 => ISO系統須依照ISO規範硬性實作, 文件管理系統則是視企業之需求可作彈性規劃

    在知識管理系統中

    通常會將ISO系統及文件管理系統同時置於其內

    但分開管理

    原因是ISO系統需定時接受ISO稽核

    若將ISO系統與文件管理等其他系統共同管理

    難免會將ISO系統內之文件弄亂

    而且有些ISO系統必須做文件管制

    甚至有些ISO文件為保密性質不得任意外洩

    因此一般企業為求保險起見

    會將ISO系統及文件管理系統分開

    通常顧問也會做如此之建議

    假設您的企業規劃得當

    可避免上述問題產生

    那在知識管理系統中同時管理ISO系統及文件管理系統

    基本上是不用特別的功能的

    要考量的是企業之政策與規範

    主要是使用者權限上的管理

    以及文件的保管方式及期間

    希望對您的問題有幫助~~~

    參考資料: 個人工作經驗
  • 匿名使用者
    6 年前

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  • 2 0 年前

    ISO系統與文件管理系統嚴格來講差異應該就是簽核流程以及文件管理的嚴謹度了.

    ISO系統中除了依ISO標準的架構進行文件管理之外,更重要的是文件簽核過程的記錄.ISO文件相當於企業內部作業標準的訂定,有其一定的公信力,所以每一份ISO文件一定有相關部門主管或專業人員認可的簽名以及意見(ISO中必須有組織圖的哦),而這正是ISO受到企業重視的原因,也是國際標準組織認定生效的基礎.正因為如此,每一份ISO文件都是企業的核心作業標準,企業也會想盡辦法進行保護,是屬企業機密文件之一;ISO文件調閱可不是每個員工想調閱就可以調閱的哦,是要經過相關流程核可才能看的哦.

    也就是因為是企業作業標準,所以ISO文件在版本管控上比一般的文件管理更加嚴謹,除了文管中心保留原本之外的副本舊版本是要 "銷毀" 的(不是只有停用而已).以往紙本作業,就會發生一旦ISO文件改版,文管中心就要負責舊版本即時回收(這也是依企業訂定多少天內必須完成)及銷毀(碎紙機碎掉)的工作,很累人的;現在有系統來做,輕鬆不少.當然囉,就是因為有回收的問題,所以ISO系統通常會把列印跟下載的功能鎖掉,只有文管中心可以印,嚴謹一點的還會加上一旦下載,系統可以追蹤該文件的流向並可以強制限制使用的功能哦.

    知識管理系統對企業來說,本來就應該同時可以進行一般的文件管理以及ISO管理,畢竟這兩樣都是企業知識重要的支持力量.倘若企業同時想把這兩種都管好,建議從ISO開始,因為控管比較嚴謹,組織也比較明確,成功率高,大家如果適應了再來做一般的文件管理,不管是機密性或非機密性文件管起來當然就駕輕就熟了.

  • 2 0 年前

    呃~~~~~~我不太了解您的問題的意義是什麼....

    不過依我做文件管理一年多的實物經驗來說....

    所謂的ISO系統管理和文件管理是大同小異的.....

    應該這樣來說會比較好吧....其實文件管理的依據就是

    依照ISO的法規來走的

    而經過ISO認證過後的文件管理會比較有制度及公信力

    所以....應該說兩者都是文件管理....只是一個是依ISO的法規...

    也得到了ISO的認證所做的文件管理

    另一個是依照公司所制定的規則條件來做公司內部的文件管理

    另外在知識管理中....也是一樣的啊....管理文件就好了....

    ISO是管理文件的一個修改新增作廢的依據....

    每份文件也都要照著ISO的法規來編寫....

    要什麼特別的功能嗎......需要一些整理文件的功能吧...

    例如文件一覽表...文件修改一覽表....管制記錄表等等

    參考資料: 實務經驗不代表是正確的
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