小雨 發問時間: 教育與參考考試 · 1 0 年前

簡要說明現代科技專案管理之問題為何?

請大家幫幫我好ㄇ..很急..因為找ㄌ很多網站都找不到

害我報告交不出來..請大家幫幫忙

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  • 1 0 年前
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    現代科技管理的問題

    根據美國著名研究機構Standish Group在2000年對資訊科技產業所進行的調查發現,23%的專案在完工前停止或取消,以完成的專案64%未符合交期。已完成的專案中平均超出原成本的45%,平均時呈超出原時程的63%。

    針對這些專案做分析,發現這些問題都有一個特性,那就是:不在我們預料之內,專案管理稱他們為不確定因素(Uncertainty)。

    一、加法法則的誤用

    專案所要執行的任務或作業所連結而成,有的任務前後有關係,有的任務則可以同時進行,這些任務藉由單向的箭頭結起來也就是一般所說的『要徑(Critical Path)』。要徑的長短是將組成要徑的每一個任務所需時間相加,這就是一般的加法法則。

    舉例來說:三個任務,電路板設計、機構設計及外觀設計分別需要8天,後續任務組裝需6天,前三個任務必須完成才可以進行後一個任務的組裝,我們稱這種情形為「匯流」。最長路徑是14天,電腦也是這樣告訴你的,也就是前置作業8天加後續作業6天。

    假設每個作業的時間是取平均值,也就是說電路板設計平均需8天,意思是這個任務有50%的機會低於8天完工,也有50%的機會高於8天完工。如果三個前置任務都準時完成,接續的任務當然可以準時開工。如果三個前置任務中有一個無法準時完成,則後續任務就會延遲。前三個任務即使有兩個任務提早完工,只要另外一個不準時,後續任務仍然無法準時開工。如果以一般的加法來估計,前三個任務平行進行平均8天完工,後續任務平均6天完工,四個任務平均將在14天完工,這個說法正確嗎?讓我們看一看前三個任務,每個任務皆為平均8天完工,三個任務同時在8天或8天內完成的機率有多高,答案是:0.5 × 0.5 × 0.5 = 0.125 = 12.5%,意思是後續任務只有12.5%的機會可以準時開工,而不是原先認知的50%機會可以準時開工。

    二、學生症候群與帕金森法則

    學生症候群(Student Syndrome):

    舉例來說,今天我是老師,你是學生。我宣佈下星期考試,大部分學生的反應是課修、考試、作業很多,要求多給ㄧ個星期。但是,有多少學生會馬上開始準備?大部分都是到考試前幾天才開始準備,這叫學生症候群。

    大部分的專案成員都有學生症候群。開始時做一點,認為時間還有很多。因此,提早完成這項任務的機率幾乎是零。問題是,等到要開始做時,狀況可能發生,這時候當初我們爭取用來應付莫非(Murphy)的安全保護已經被浪費掉了,時間不足以保護狀況的發生,結果專案被延誤。

    帕金森法則(Parkinson law):

    工作會填滿所有可利用的時間。

    你極力爭取任務30天,最後妥協成25天。現在你開始進行此任務,相當順利,你發現在15天之內完成。這時候你會怎麼做?提早交出或是針對報告進行修改?

    大部分的人會進行修改,不會提早交出。如果提早交出,當下依次遇到相似的專案時,主管可能會減少你的任務時間,認為你上次15天就可交出,這次也只需要15天。無論你如何解釋,上次是因為莫非出現的少,才使任務速度加快。主管會說:這次莫非也不會出現的。問題是,誰可以預知?

    學生症候群與帕金森法則引發的結果是:很少任務能提早完成,大部分都在估計的到期日其完成,有些甚至無法如期完成。不論我們放了多少緩衝時間,學生症候群與琺金森法則都會把它消耗掉。

    三、不良的多工作業

    目前有三個新產品開發專案的機械設計工作同時在某工程師手上進行,三個專案經理也告訴他每週都要看到進度,每週都要向他們報告。

    照前面所說的,每個人都在追他的工作,於是他決定每個任務平均作一半—1.5天,就換另一個任務,那麼任務A的另一半工作會在4.5天以後輪到;換句話說,任務A的完成時間是在第6天以後,任務B則是第1.5天後開始,做了1.5天後輪到做任務C再回到任務A,任務B的另外一半工作則到第7.5天完成。順便提一下,這樣的工作行為我們稱之為多工作業(Multitasking),也就是手頭上的工作同時交互著進行,而不是一次完成一個完整的任務。看起來每個任務每週都有進度,這樣應該公平了吧!追著他要進度的人現在也不再抱怨了。但是,你有沒有發現,現在每個任務的工期從3天變成6天,是原先規劃每個任務3天的工期的一倍。

    另外在這位工程師從任務A轉到任務B時,他會停下回想督出的進度,這些轉換的時間在生產線上稱作「整備時間(Set-up)」,在這裡我們也可以稱之為暖機時間、事前準備或者也可延用整備時間的名詞,總之就是在任務與任務間轉換時所必須額外付出的時間。現在,因為每個任務之間轉換著做,每個專案任務從開始到結束又多了一天,每個任務變成七天了!

    對於這位工程師而言,他只有額外損失了大約一天半的時間,從9天延長到約10.5天;但是對於整個專案而言,任務A的工時從3天拉長到7天,其後續任務當然也跟著延誤,任務B與任務C也是一樣。如果三個任務分屬不同專案,每一位工程師對於手頭上有多個任務同時進行時都有同樣的行為,那麼,我們的專案時間需要多一倍才能完工也就司空見慣了。

    參考資料: 科技管理導論, http://www.tocgc.com.tw/knowledge.htm
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