國外客人來訪, 開會要準備什麼資料?

Question

我以前的工作從來沒有單獨接待過國外客人…(好緊張)
現在有一個墨西哥的客人說要來我們公司拜訪介紹他們自己
我們沒有和這個客人接觸過,
這個客人有可能會成為我們的潛在客戶
請問我要準備什麼才能用在我們的會議中?
開會要注意什麼? 一般這種會議會進行多久?
如果有聽不懂的英文單字怎麼辦??
他們的發音會不會讓人很難聽懂???
請各位有經驗的大大們提供我一些見議吧
我好緊張,好怕出錯

Novice · Accepted Answer

1. 簡報 Presentation 
     如果你的工作只是簡報介紹(Company presentation ), 你必須把簡報內容 以英語串聯, 勤加練習 ,直到不用看原始稿.  另外簡報內容衍生相關資訊的議題 ,也要準備 ,通常與產品具相關性. 碰到不會的問題 ,請求旁邊同事答覆(生命共同體 ,大家意一起來). company
 profile ,等靜態資料先算好, 並預先置放, 投影設備先操作, 確定會
 work.

2. 工廠參觀 Plant Your:
    除非生產流程 你很熟 , 而且英文對應也演練過,  要不然要找會  的人帶.

3. Wrap up meeting:
   再次回到簡報室 可能有較深入討論 這要看 是代理商( Agent /    Broker ) 或是終端機客戶 (end user)  不過其議題會包括: 

   A. 業務面---合約(Contract/Agreement) 代理權(Agency/ sole Agent   in certain region) 報價  (Quotation) 計價方式(Price list) .競爭者 (Who are your competitors/ Compositeness of your products)  產品特性
       ( What makes  your products different from your competitors)
       模治具(Tooling charge/ Fixture charge) 工本費 (Set up charge/      sample charge) 免費樣品 (Free sample)
        運費(Freight charge)  出貨方式 (By air or by sea) 指定貨運商  (Designated forwarder? 付款條件
       (Payment term-L/C, TT? How many days?   to be paid Upon receipt of goods?/ before shipping ?/  along with order placed?/ After passing    final inspection? ?
   B. 製造面---  樣品交期(Sample lead time)  量產交期(Production       lead time)  急單(rush/urgent order)   災難處理(disposal of disaster)
     生產設備(What production facilities do you have?)
   C. 品管面---品管設備 (What QA facilities do you have)  品管系統(What is your quality system ? Are you ISO 9002/14000 Certified?)
       品管人員(IQC/QC/OQC/PE/ QAE)異常處理 ( How is a Corrective Action Report  being generated/  Sorting process/Reworking process / Returned to vendor/ issue a debit note?/)

不同產品 議題不同 除非你是要業務主管 否則只要搞定應文就好.

來自個簡報做過千場的人的建議.

2007-10-22 15:40:54 補充：
Compositeness of your products) 產品特性 之"Compositeness" 為 
competitiveness 之誤

snowy1824 · Answer

To make his visit more productive, I suggest that you send an email to him asking him what he want during the meeting. From there you can plan the agenda, example 1. Presentation by your company, profile & product. 2. Presentation by your customer comapny, profile etc. 2.  Q & A session etc

Joe Cool · Answer

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Alan Lu · Answer

第一次都會緊張的，但就算有失誤，也要表現穩重、誠懇。
客戶拜訪，基本要準備Company Profile , Product Introduction ，
如果Company Profile夠詳細的話，資料都會很充足了。

另外，就是說明你們的優點（品質、價格、交期、產品獨特性）、與你們合作的好處...

不要怕出錯，出錯才有進步，想到10年前我第一次接觸外國客戶，也是有點小失誤，但從錯誤中學習，進步的會更快。
加油喔！

Alan Lu

矛盾工作人 · Answer

1.一份公司介紹 .ppt，讓客戶瞭解公司概況及增加信任度。
2.產品介紹 .ppt，針對客戶有興趣的產品來解說。
3.公司參觀
4.餐敘

以上就是一套完整的流程了，至於細部就要好好作功課了。

發音是靠練習的，請先擬好講稿，在家對鏡子好好背一背吧。

聽力無法一夕增強的，現在只能靠自已先將客戶有可能提的問題好好準備一下，相信都能解決的。

聽不懂的就說聽不懂，客戶會有用你聽的懂的方式再問你的。


以上

國外客人來訪, 開會要準備什麼資料?

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