小花 發問時間: 社會與文化語言 · 6 年前

確認客戶是否寄出貨品的英文

我要發信給客戶詢問要RMA的返修品是否已經寄出

因為客戶說要寄,可是一直沒收到

而且RMA編號的有效期是2週,如果超過2週未將商品寄出給我們,RMA編號會失效

因此想通知客戶這個訊息並確認商品寄送狀態

我的寫法如下,想請問這樣寫正確嗎?還是有較完整/較正式的說法嗎?

Dear xxx,

I would like confirm whether RMA123 products has already sent to ABC?

Due to RMA number (RMA123) is vaild within 2 weeks.

It's out of period.

Could you help to check shipment status?

已更新項目:

To Louis大大

不好意思,補充說明如下:

1.RMA的全文是Return Materiel Authorization,白話點是送回原廠維修.

2.返修品要回原廠,需先聯繫原廠(RMA窗口),完成表格(告知返修品相關訊息),就會產生唯一的一組號碼,代表這批回廠貨.RMA號碼會限定有效期間,如果在有效期間內未送回,就失效.

如果還要送回,必須再連繫RMA窗口人員(或網站填寫RMA表格),申請新的號碼

這大概是RMA的流程.

我們對於RMA號碼失效,會先跟客戶確認,如果客戶確定不送回原廠(運費太貴等原因),此筆單號的RMA就會結案.

3.我是RMA窗口人員

4.內文ABC指某公司或人

2 個已更新項目:

To Louis大大

謝謝迅速的回覆~補充如下:

1.ABC指公司,我是窗口人員,所以sent to 公司?或是人?沒有第三方關係~改成sent to me也是ok

2.RMA送修流程在業界是訂一個時間,超過時間未收到就失效.有些返修品的來自海內外,件數多,都是靠系統自動追蹤與管理.且常遇到客戶說要送修,之後卻等無消息、連絡不上,變成懸案....所以訂這個期間,讓系統追蹤管理,並已在填寫表格時告知,我覺得應該是合理的.另,為避免客戶沒有看到限定期間,所以mail中額外會做提醒,不過我們公司通常會給寬限期最多到兩個月.在期間也會一直跟客戶確定(如我要寫這封信的目的),確定客戶不寄了,才會結案.

2 個解答

評分
  • 呆子
    Lv 7
    6 年前
    最佳解答

    Dear xxx,

    I would like to verify whether RMA123 has been sent to us.

    The RMA number (RMA123) will be invalid after 2 weeks for tracing the shipping status.

    I look forward to your reply at your earliest convenience.Best regard,XXXXXX

    Note: grace period 是自己內部作業方便,不適用於客戶,所以用較和緩口氣,請對方幫忙

  • Louis
    Lv 7
    6 年前

    RMA是什麼東西的縮寫?為何要有失效期?失效了你就不幫客戶修理了嗎?你說的返修品如果是送回原廠的不良品,為何跟一個編號要扯上關係。不懂你的英文怎麼會出現一個ABC,這是誰?如果不是你們,你是用何種身分在連繫這件事?你不說清楚的話,想幫你的人可能只是在幫倒忙,白做工。

    2014-08-07 13:18:45 補充:

    如果你想知道的只是客戶何時,以何種方式把東西寄給你,就不必扯入別的東西,把問題弄得失焦。

    2014-08-07 14:36:18 補充:

    你說你是RMA窗口人員,但在英文信裡所問的是送修品是否己送給ABC,看起來ABC是另一方,而不是你?這是三方的關係嗎?

    如果只是兩方關係,你是RMA窗口人員,也是送修品的收貨人,那麼兩週後號碼失效,你才收到客戶送來的待修品,你再給一個新號碼不就得了嗎?為何要告知客戶兩星期失效這回事?客戶可能會感覺貴公司在售後服務上不太友善呢!你只要問是否己寄出送修品就好了。

    2014-08-07 14:46:01 補充:

    Dear Sirs,

    Kindly let us know when and how you sent item xxx under RMA#123 as we have not received it yet.

    Thank you for you cooperation.

    Sincerely yours,

    2014-08-07 15:09:53 補充:

    typo: Thank you for your cooperation.

    2014-08-07 15:38:48 補充:

    你在跟客戶連絡時,所寫的信都是代表公司,不是個人,所以英文書信只能用複數的we/us來自稱(即本公司),公司要對你的行為負起法律責任。你不能用sent to me,因為你跟客戶不是私領域的關係。

    既然你們公司可以有兩個月的寬限,就不宜在這點上多做著墨(現在如果只給對方兩個星期,將來要如何自圓其說?)。重點還是放在客戶有沒有寄東西來較佳。

    2014-08-07 15:41:09 補充:

    英文公文和中文的公文相同,都應簡單明瞭,用字精確,就事論事,以免節外生枝,引起兩家公司之間的法律糾紛。

還有問題?馬上發問,尋求解答。